چگونگی انتقال سوابق تحصیلی دانش آموزان دو کده به کد صحیح
با سلام خدمت همکاران محترم
((تصاویر این مطلب را همکارمان خانم جعفری برایمان ارسال کرده اند که از این بزرگوار نهایت تشکر می گردد))
در
دوره متوسطه دوم در برخی موارد به علت تغذیه از سناد و یا گرفتن کد انتقال
دانش آموزان انتقالی باعث ایجاد کد دانش آموزی جدید برای برخی دانش آموزان
می گردد اگر در سیستم خود به دانش آموزان دو کده برخورد کردیم باید یکی از
کدها حذف و کد صحیح در سیستم باقی بماند .نظر برنامه نویسان در نگارشهای
اخیر ایجاد کد دانش آموزی بر اساس کد ملی می باشد و کلیه خروجیهای سناد بر
اساس کد ملی می باشد .این مشکل در مدارس روزانه ضمن سال بوجود نمی آید و
احتمالش نزدیک به صفر می باشد ولی در مدارس راه دور و بزرگسالان و داوطلبان
آزاد به احتمال زیاد با این مورد روبرو بشوید
سوابق چه کدی را به کدام کد انتقال بدهیم ؟؟
اگر در سیستم خود به وجود دانش آموز دو کده برخورد کردیم چگونه با این مسئله برخورد کنیم تا بعدا به مشکل برنخوریم .دانش آموزی که دو کده می باشد سوابقش را بررسی خواهیم کرد که آیا تا این لحظه این فرد در فاینال سابقه داشته است یا نه؟؟
اگر فردی در فاینال سابقه داشته باشد باید کلیه سوابق به کدی که این فرد در فاینال شرکت کرده است منتقل گردد که این افراد معمولا با کدی که از روی سریال شناسنامه ایجاد شده است در فاینال شرکت کرده است .اگر این فرد با کد دانش آموزی که از روی کد ملی ایجاد شده است در سیستم نگه داریم بعدا هنگام فارغ التحصیلی در امین به مشکل برخواهیم خورد.
اگر با فردی روبرو شدیم که تا حالا هیچ سابقه ای در فاینال نداشته است بهتر است کلیه سوابقش به کد دانش آموزی که از روی کد ملی ایجاد شده است انتقال دهیم تا از این به بعد با مشکل دو کده شدن هنگام تغذیه این فرد از سناد روبرو نشویم .
برای مشاهده وجود یا عدم وجود دانش آموز دو کده در سیستم خود از منوی (( گزارشات کنترلی)) اولین گزینه((گزارش دانش آموزان تکراری با دو کد)) را اجرا خواهیم کرد اگر فردی دو کده وجود داشته باشد در اینجا مشاهده خواهد گشت
اگر در گزارش گیری فردی دو کده وجود داشت جلوی هر دو کد این فرد تیک زده و گزینه((مقایسه و انتقال سوابق)) را اجرا خواهیم کرد
در مرحله بعدی این فرد در هر کدی هر سابقه ای داشته باشد نمایش داده می شود و در هر صفحه یک دوره در بالا و یک دوره در پایین وجود دارد
اگر قصد انتقال سوابق موجود در کد بالا را به کد پایین را داشته باشیم گزینه((انتقال و رونویسی همه دروس به پایین)) را خواهیم زد با این کار کلیه سوابق تحصیلی موجود در این کد دانش آموزی به کد دانش آموزی موجود در پایین منتقل خواهد شد و اگر قصد انتقال سوابق موجود در کد پایین به کد بالا را داشته باشیم گزینه ((انتقال و رونویسی همه دروس به بالا)) را خواهیم زد با این کار کلیه سوابق تحصیلی موجود در کد دانش آموزی پایین به کد دانش آموزی بالا منتقل خواهد شد .با این کار سوابق یک دوره تحصیلی اصلاح و منتقل گشت در پایین اگر منوی (( سال و دوره بعدی)) فعال باشد نشانه این هست که در دوره های بعدی این فرد هم باید این کار را انجام خواهیم داد و اگر فعال نبود به منزله این می باشد که برای این فرد فقط در یک دوره تحصیلی دو کده ایجاد شده است اگر این منو فعال بود روی عبارت((سال و دوره بعدی)) کلیک خواهیم کرد و مثل مرحله قبل عمل خواهیم کرد و اگر از بررسی و اصلاح تمام دوره ها مطمئن شدیم روی ((تایید برای خروج و جابجایی سوابق)) کلیک خواهیم کرد با این کار برای این فرد در یکی از کدهای دانش آموزی سابقه تحصیلی وجود خواهد داشت و در یکی از کدها فاقد سابقه تحصیلی خواهد بود در کدی که این فرد فاقد سابقه تحصیلی می باشد نیازی به وجودش در سیستم دانا نمی باشد حالا دوباره منوی((گزارشات کنترلی)) اولین گزینه((گزارش دانش آموزان تکراری با دو کد)) را اجرا خواهیم کرد اسم این فرد مشاهده خواهد شد جلوی کدی که سوابقش را حذف کرده و به کد دیگر انتقال داده ایم و حالا فاقد سابقه تحصیلی در این کد می باشد تیک زده و از سمت چپ گزینه((حذف کد دانش آموزی )) را خواهیم زد با این کار این کد از سیستم شما حذف خواهد شد و شما دیگر فرد دو کده نخواهید داشت
با توجه به تغییراتی که در نگارشها بوجود آمده است اگر این کد دانش آموزی حذف نشد (احتمالش کم است که حذف نشود)می توانید از منوی ((سازماندهی و ثبت نام)) گزینه ((مشخصات فردی و پرونده دانش آموزی )) را اجرا کرده و این فرد با این کد انتخاب کرده و برایش ترک تحصیل بزنید تا از حالت فعال خارج گردد
دهقانی