با سلام خدمت همکاران محترم
در ابتدای هر سالتحصیلی کلیه دانش آموزان بیمه حوادث دانش آموزی می شوند که اگر یک زمانی حادثه ای برای دانش آموز پیش آمد این بیمه بتواند قسمتی از هزینه های آن را جبران نماید این فرم به صورت اکسل در اختیار مدارس قرار می گیرد و مدارس موظف هستند اسامی دانش آموزان را در این لیست نوشته و به همراه فیش واریزی در قالب یک عدد سی دی یا ارسال توسط اتوماسیون به رفاه منطقه تحویل دهند برخی همکاران مبادرت به نوشتن کلیه فیلدهای موجود می کنند در حالیکه برای هر مدرسه ای با هر تعداد دانش آموز می توان این فرم را در عرض چند دقیقه انجام داد برای اینکار اطلاعات سلولهای لازم را از سناد استخراج و در این فرم قرار خواهیم داد
فرم اکسل که به مدارس ارسال می شود دارای سه شیت می باشد
شیت خلاصه:بعد از وارد کردن اطلاعات این قسمت تکمیل یک نسخه چاپ و به اداره فرستاده می شود.
فرم شماره 3 ویژه کارکنان مدارس می باشد
فرم شماره 2 ویژه ورود اطلاعات دانش آموزان می باشد
اگر از دبیران و کارکنان مدرسه خواستار تحت پوشش قرار گرفتن این بیمه باشند اطلاعات اینها در شیت شماره 2 وارد خواهد شد
برای شیت شماره 3 اطلاعات زیر وارد خواهد شد
که اطلاعات نام و نام خانوادگی -کد ملی-نام پدر -تاریخ تولد از سناد کپی و در اینجا قرار خواهیم داد
استخراج اطلاعات از سناد
برای استخراج اطلاعات گفته شده به سناد مدرسه رفته و از منوی مدیریت دانش آموزان گزینه ((لیست دانش آموزان)) را اجرا خواهیم کرد
یک نکته:در اجرای این مورد پایه خاصی را انتخاب نکنید و همه پایه ها باشد تا لیست کلیه دانش آموزان نمایش داده شود
در پایین لیست علامت اکسل نمایش داده می شود روی آن کلیک کرده تا فرم اکسل لیست کلیه دانش آموزان ایجاد و نمایش داده شود
در این فرم دو تا از فاکتورها با فرم بیمه مغایرت دارد یکی نام و نام خانوادگی که در فرم خروجی اکسل به صورت دو سلول جدا هست ولی در فرم نام و نام خانوادگی باید در یک سلول قرار گیرد و دیگری فرم نمایش تاریخ تولد می باشد که در اکسل سناد به صورت ممیز دار 1355/06/01 می باشد در حالیکه در فرم بیمه بدون ممیز می باشد 13550601 که باید این ممیز برداشته شود
حذف ممیز از تاریخ تولد
معمولا در فایلهای اکسلی که از سناد بوجود می آید تاریخ تولد به صورت ممیز دار می باشد 1355/06/01 و در برخی فرمها مثل فرم بیمه تاریخ تولد به صورت بدون ممیز می خواهند 13550601 که برای حذف ممیز از تاریخ تولد در اکسل از منوی ((Find&Select)) گزینه ((Replace)) را می زنیم در صفحه باز شده در مقابل ((Find what)) در کادر ((ممیز )) نوشته و در کادر پایینش در ((Replace with)) هیچ چیز نمی زنیم و از پایین روی ((Replace All)) کلیک می کنیم با این کار کلیه ممیزها حذف می شوند
یک نکته مهم:در فایل خروجی اکسل سناد نام و نام خانوادگی هر کدام در یک سلول جداگانه قرار دارد در فایل بیمه استان آذربایجان شرقی هم جدا هستند اگر در برخی مناطق و استانها در فایل بیمه نام و نام خانوادگی در یک سلول قرار داشتند باید در اکسل سناد نام و نام خانوادگی در هم ادغام شود اگر در چنین حالتی قرار داشتید از این قسمت مطلب استفاده کنید در غیر اینصورت این قسمت مطلب را نادیده بگیرید
ادغام نام و نام خانوادگی
در فرم خروجی سناد یک سلولی وجود دارد که در آن تاریخ ثبت نام دانش آموز نوشته شده است ما به این سلول احتیاجی نداریم بنابراین در این سلول فرمول نویسی کرده تا نام و نام خانوادگی ادغام شود برای همین در این سلول در جلو اولین اسم در این کادر کلیک کرده و این فرمول را می نویسیم
ابتدا مساوی را نوشته سپس سولی که نام هست را زده و سپس علامت((&)) و سپس گیومه((")) را زده و سپس برای ایجاد فاصله بین نام و نام خانوادگی دو بار خط فاصله را زده و دوباره علامت گیومه((")) را زده و سپس دوباره علامت((&)) و سپس روی سلولی که نام خانوادگی هست کلیک کرده و سپس ((اینتر)) را می زنیم با این کار در این سلول دستور نوشته شده اجرا می شو د و محتویات دو سلول در یک سلول ادغام می گردد با این کار دستور در یک سلول اجرا می گردد(در شکل پایین C2 همان سلولی است که نام نوشته شده و D2 همان سلولی هست که نام خانوادگی نوشته شده است)
نیازی نیست این دستور برای کلیه سلولها نوشته شود کافی است در همان سلول که ادغام شده است ماوس را حرکت دهید در یک گوشه این سلول علامت((+)) را هر گاه دید سمت چپ ماوس را نگه داشته و به سلولهای پایینی بکشید تا دستور نوشته شده قبلی برای این سولها نیز اعمال گردد
با اینکار ما سلولی داریم که در آن نام و نام خانوادگی در یک سلول نوشته شده است
حالا در فرم اکسل ما اطلاعات مورد نیاز برای بیمه را مطابق فرمت اکسل بیمه داریم و کافیه اطلاعات را سلول به سلول از اینجا کپی و در فرم بیمه قرار دهیم
در فرم بیمه اطلاعات زیر برای هر دانش آموز وارد خواهد شد
نام و نام خانوادگی و کد ملی و نام پدر و تاریخ تولد را از فرم اکسلی که از سناد تهیه کرده ایم کپی و در اینجا قرار خواهیم داد در سلول مقطع تحصیلی و نحوه پرداخت برای یک سلول نوشته و برای بقیه نیازی به این کار نمی باشد کافیه این دو سلول را انتخاب و روی یکی ماوس را حرکت داده تا علامت ((+)) نمایش داده شود در اینحالت ماوس را نگه داشته و برای سلولهای پایینی به تعداد اسامی می کشیم
حالا برای کلیه دانش آموزان نوع پرداخت غیر رایگان انتخاب شده است اگر دانش آموزی دارید که تحت پوشش کمیته امداد یا بهزیستی یا .. می باشد که نیازی به پرداخت بیمه نمی باشد و بیمه اش رایگان خواهد بود از مقابل اسم این فرد غیر رایگان را حذف و رایگان را انتخاب کنید
بعد از اینکه مطمئن شدید کلیه شیتها و کلیه اسامی ثبت شدند از بالا تعداد بیمه شدگان را چک کنید تا با آمار موجود مدرسه همخوانی داشته باشد در اینجا تعداد کل دانش آموزان را خودتان خواهید نوشت و تعداد کل دانش آموزان بیمه شده و تعداد بیمه شدگان رایگان و مشمول پرداخت حق بیمه به صورت اتوماتیک درج می گردد
حالا که مطمئن شدید که هیچ فردی از قلم نیفتاده است نوبت به تکمیل فرم ((خلاصه)) می رسد
از پایین شیت خلاصه را بزنید و قسمتهای مورد نظر را پر کنید شماره تاریخ را در قسمت مربوطه بنویسید
در پایین شماره فیش و تاریخ فیش و مبلغ فیش را بنویسید بعد از نوشتن مبلغ فیش باید در مقابل عبارت((مغایرت)) صفر نوشته شود در غیر اینصورت باید بررسی شود حالا کار شما به پایان رسیده است و فرم بیمه شما آماده تحویل به اداره می باشد
-------------------------------------------------------------------------------------------
همکاران محترم جهت داشتن فایل پی دی اف مطالب بالا روی عکس زیر کلیک کنید
