تصحیح مشخصات شناسنامه ای و سوابق تحصیلی دانش آموزان
با سلام خدمت همکاران محترم
گاهی مواقع مجبور به تصحیح برخی موارد برای دانش آموزان می گردیم این تغییرات احتمال دارد مربوط به مشخصات شناسنامه ای یا سوابق تحصیلی دانش آموزان باشد تصحیح مشخصات شناسنامه ای مربوط به تمام مقاطع ابتدایی و راهنمایی و دبیرستان را شامل می شود و تصحیح سوابق تحصیلی مربوط به متوسطه دوم نظری و کاردانش می شود و ابتدایی و راهنمایی و فنی را شامل نمی شود
اعمال
تغییرات شناسنامه ای ابتدا باید در سناد صورت بگیرد و اگر برخی تغییرات
نیازمند چند روزی برای اعمال آنها در سناد می باشد می توانیم از طریق سند
اصلاحیه این کار را بکنیم در اینجا سعی داریم هر دو مورد را بیان کنیم
ابتدا چگونگی اعمال تغییرات شناسنامه ای در سناد را توضیح می دهیم برای
مقاطع ابتدایی و متوسطه اول(راهنمایی) باید از طریق سناد اعمال گیرد چون در
برنامه های دانش آموزی ابتدایی و راهنمایی سند اصلاحیه وجود ندارد پس این
تغییرات ابتدا باید در سناد صورت گرفته و بعدا به برنامه دانش آموزی منتقل
گردد ولی در برنامه دانا سند اصلاحیه هم می تواند راه میان بری برای ما
باشد و برای تصحیح وسوابق تحصیلی در دبیرستان کلا از ایجاد سند اصلاحیه
استفاده می شود
تصحیح مشخصات شناسنامه ای در سناد
برای تصحیح مشخصات دانش آموزی از منوی ((مدیریت دانش آموزان)) گزینه((لیست دانش آموزان)) را اجرا می کنیم
با این لیست دانش آموزان ثبت نامی مشاهده خواهد گشت فرد مورد نظر را پیدا کرده و روی اسمش کلیک می کنیم تا به صفحه بعد منتقل شویم بر روی علامت ذره بین کلیک می کنیم تا مشخصات شناسنامه ای این فرد نمایش داده شود.
در مشخصاتی که نمایش داده می شود به دو دسته تقسیم می گردند :
-مشخصاتی که به صورت پررنگ هستند و برای تغییرشان باید ((لغو تایید ثبت احوال)) کنیم که شامل سه گزینه ((نام-نام خانوادگی-وضعیت حیات-تاریخ تولد)) می باشد یعنی اگر فردی نام یا فامیلش یا بنا به دلایلی تاریخ تولدش را تغییر داده باشد ابتدا باید روی (( لغو تایید ثبت احوال)) کلیک کنیم با این کار تایید ثبت احوال این فرد لغو می گردد و اگر تغییراتی صورت گیرد باید منتظر تایید ثبت احوال گردیم و اگر در عرض یک هفته ثبت احوال تایید نکرد فرد یا اولیای فرد به نزدیک ترین ثبت احوال فرستاده تا تایید لازم بزنند
همچنین اگر دانش آموزانی دارید که منتظر استعلام هستند و تا حالا انجام
نشده است فرد یا اولیای ایشان را نیز به نزدیک ترین ثبت احوال بفرستید تا
تایید نمایند
-مشخصاتی از شناسنامه که نیاز به تایید ثبت احوال نمی باشد و این تغییرات بلافاصله در سیستم اعمال می گردد این مشخصات شامل(( جنسیت-وضعیت زندگی-وضعیت جسمی-نام پدر-شغل پدر-کد ملی پدر و مادر-شماره شناسنامه -سریال و حرف و عدد سری شناسنامه -محل تولد -محل صدور)) می شود و هر کدام از این موارد تغییر یافته باشد تغییر می دهیم و از پایین((ثبت و ادامه)) را می زنیم .
یک نکته خیلی خیلی مهم: گزینه
لغو تایید ثبت احوال را فقط و فقط زمانی خواهید زد که قصد تغییر ((نام-نام
خانوادگی-تاریخ تولد)) را دارید در بقیه موارد به هیچ وجه گزینه لغو تایید
ثبت احوال را اجرا نکنید
برخی موارد در مقابل کد ملی پدر و مادر حروف انگلیسی وجود دارد که این حروف باعث ایجاد خطا می گردد اگر این حروف وجود داشتند آنها را حذف و سپس ثبت ادامه را می زنیم .
در برخی موارد احتمالا پیامی مبنی بر اینکه کد ملی پدر و مادر شناخته نشد بدهد در اینصورت جلوی کد ملی پدر و مادر روی ذره بین کلیک کنید و در صفحه باز شده فقط ثبت و ادامه را بزنید دیگر این خطا را نخواهد داد
یک نکته: برخی دانش آموزان که شناسنامه خود را تعویض یا عکسدار می نمایند سریال شناسنامه حتما تغییر می کند و شاید در این تعویض برخی چیزها را هم تغییر دهند بهتر است به دانش اموزان اعلام نماییم هر موقع شناسنامه خود را تغییر یا عکس دار کردند یک کپی به مدرسه تحویل داده و طبق این کپی در سناد تغییرات احتمالی را انجام دهید
اصلاح سوابق دانش آموزان در دانا
در
مورد اصلاح سوابق دانش آموزان یک نکته را به یاد داشته باشیم و اینکه
اصلاح سابقه تحصیلی برای دوره های باز نمی باشد و برای دوره های قبلی می
باشد چگونگی اعمال سوابق تحصیلی بدین روال است در برنامه دانا از منوی سوابق تحصیلی روی گزینه اصلاح سوابق تحصیلی رفته و در صفحه باز شده دوره مورد نظر را انتخاب می کنیم در دوره باز شده اگر قصد اصلاح سابقه را داریم گزینه اصلاح و یا اگر قصد وارد کردن سوابق دانش آموز را برای اولین بار در سیستم داریم گزینه جدید را انتخاب می کنیم و اگر حذف دوره خاصی را داریم گزینه حذف را انتخاب می کنیم
اصلاح مشخصات شناسنامه ای
این مورد در برخی موارد اورژانسی اجرا گردد و زمانی که قصد ارسال اطلاعاتی دارید و فرصت کافی برای کارکردن در سناد ندارید یا مواردی را قصد تغییرش را دارید که اعمال آنها در سناد زمان بر خواهد بود از این مورد موجود در دانا استفاده خواهیم کرد برای اینکار از منوی ((سوابق تحصیلی )) از گزینه ((اصلاح مشخصات فردی)) اقدام خواهیم کرد ابتدا فرد مورد نظر را انتخاب می کنیم در صفحه باز شده در سمت راست مشخصات فرد که در سیستم موجود هست و قابل تغییر نمی باشد مشاهده می شود و در سمت چپ مشخصات شناسنامه ای قابل تغییر مشاهده می شود تغییرات لازم را انجام داده و تایید را می زنیم
بعد از اینکه تغییرات لازم اعم از سوابق تحصیلی یا اصلاح مشخصات فردی را انجام دادیم این اسناد باید به اداره ارسال شود
ارسال اسناد تولید شده به اداره
در هنگام ورود به برنامه دانا ((رمز ورود به سایت )) و همچین برای پیش دانشگاهی کد مدرسه اصلی متوسطه استفاده شده برای پیش را برای پیش دانشگاهی نوشته و وارد برنامه می شویم
در برنامه پیش دانشگاهی منوی ویژه ارسال سندهای اصلاحیه وجود ندارد و کافیه از منوی نقل و انتقال اطلاعات از گزینه ((ارسال اطلاعات به سیستم متمرکز منطقه تحت windows)) را انجام دهید و ارسال اطلاعات بکنید و سپس از همان منوی نقل و انتقال اطلاعات سپس ((دریافت تاییدیه وجود سوابق مدرسه در سرور)) را اجرا کنید با این کار سندها به منطقه ارسال می گردد
برای دبیرستان از منوی ((نقل و انتقال سروری )) از گزینه ((ارسال اسناد اصلاحیه سوابق به منطقه)) استفاده خواهید کرد با این کار کلیه سندهای ایجاد شده به منطقه ارسال می گردد حالا باید با مسئول امتحانات منطقه تماس گرفته تا این سندها را تایید نماید بعد از اینکه مطمئن شدید سندها تایید شده اند اقدام به دریافت سندهای تاییدیه در دانا خواهید کرد
در برنامه دبیرستان معمولا با این روش برخی سندها منتقل نمی گردند و برای حصول اطمینان از ارسال کلیه سندها مثل برنامه پیش دانشگاهی ارسال اطلاعات و دریافت تاییدیه را انجام دهید تا خیالتان راحت شود
دریافت سندهای تایید شده
برای دریافت سندهای اصلاحیه تایید شده از منطقه در برنامه پیش دانشگاهی از منوی نقل و انتقال اطلاعات و در برنامه دبیرستان از منوی نقل و انتقال سروری از گزینه ((دریافت اسناد اصلاحیه از منطقه)) استفاده خواهیم کرد و برای اینکه این منو مشاهده شود رمز ورود به سایت را خواهیم نوشت و وارد برنامه دانا خواهیم شد وقتی منوی دریافت اسناد اصلاحیه از منطقه را اجرا کردیم در مرحله بعدی دو مسیر وجود دارد که یکی دریافت از طریق سی دی یا دیسکت و دیگری از طریق اینترنت می باشد که جلوی گزینه دوم یعنی دریافت از طریق اینترنت تیک زده و شروع را می زنیم و این پیام را مشاهده خواهیم کرد روی OK کلیک می کنیم و در صفحه بعد لیست دانش آموزانی که برایشان سند ایجاد کرده بودیم را مشاهده خواهیم کرد خروج را می زنیم و به سراغ مرحله بعدی می رویم
تا این مرحله ما اسناد از اینترنت دریافت کرده ایم و حالا نوبت اعمال این اصلاحات در برنامه دانا می باشد برای این منظور از گزینه((سوابق تحصیلی )) گزینه آخر ((اعمال اسناد اصلاحیه مجوز گرفته در سیستم)) را اجرا می کنیم
با این کار پیامی به صورت زیر مشاهده خواهید کرد روی OK کلیک کنید و پیامی مبنی که بر تعداد سندی که در سیستم اعمال شد خواهد داد و یا این کار مراحل ایجاد سند پایان می یابد
در برخی مدارس گاهی همکاران هنگام اصلاح سوابق تحصیلی با پیام قبلا سندهایی ایجاد شده وجود دارد مواجه می شوند که مدرسه از ایجاد آنها بی خبر است و برای ایجاد سند جدید اجازه نمی دهد برای حذف چنین سندهایی فایل اسکریتی در اختیار همکاران قرار می گیرد که می توانند با استفاده از این سندهای قبلی را حذف و اقدام به ایجاد سند جدید نمایند (در پاسخ به سوال همکار عزیزمان این فایل همان فایل قبلی می باشد و من امتحان کردم و جواب داد) برای استفاده از این فایل به روش زیر عمل نمایید
1-ابتدا فایل اسکریت را از وبلاگ دانلود نمایید جهت دانلود روی عکس زیر کلیک کنید
2-سپس به هلپر مدرسه مورد نظر رفته و گزینه اعمال اصلاحات را زده با این کار یک منویی به نام اصلاح پایگاه داده ها ایجاد خواهد شد
3-بر روی اصلاح پایگاه داده ها کلیلک کرده و در منوی باز شده مسیری که فایل دانلود شده را انتخاب کنید((اگر در مقابل قسمتی که نوشته شده رمز شده تیک وجود نداشت تیک بزنید)) و سپس روی عبارت تایید کلیلک نمایید اگر با پیام Succeed
مواجه شدید به منزله اعمال صحیح فایل می باشد اگر به سیستم دانا بروید
دیگر با پیام قبلی مواجه نخواهید شد و می توانید سند دلخواهتان را ایجاد
نمایید
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
همکاران محترم جهت داشتن فایل پی دی اف مطالب بالا روی عکس زیر کلیک نمایید
شریفی